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itc智慧會議室的全面智能管控方案
2022年09月09日 20:00:44來源：智慧城市網點擊量：31941
導讀為解決傳統辦公室存在的會議召開繁瑣、會議預約沖突、空間利用率低、設備管理混亂、智能化不足、不夠人性化等問題，能夠滿足會前、會中、會后全流程智能化管控的智慧會議管理系統逐漸變成剛需。
　　【智慧城市網 品牌專欄】會議室作為企事業單位日常召開會議、研討、培訓學習的重要場所，在現代人們生活中起著重要的作用，而隨著數字信息化以及物聯傳感的發展，智能會議系統正逐步取代傳統紙張會議，企事業對會議管理及會議體驗愈加重視。為解決傳統辦公室存在的會議召開繁瑣、會議預約沖突、空間利用率低、設備管理混亂、智能化不足、不夠人性化等問題，能夠滿足會前、會中、會后全流程智能化管控的智慧會議管理系統逐漸變成剛需。
 
　　itc智慧會議室解決方案利用智能管控預約軟件與硬件設備的全系統聯動對接，從管、控、用、維多個角度便捷會議預約、會議信息通知、會議設備開啟、會議設備狀態監測、會議數據統計的全流程智能化管理模式。智慧會議管理平臺主要為用戶提供業務管理和服務支撐。服務支撐主要包括會議預約、信息發布、環境控制、設備運維、后勤服務；業務管理主要包括會議管理、空間管理、公司資產管理、物聯智控等。系統注重理性、邏輯、體驗、服務理念，為用戶提供基礎數字化服務，協調各角色功能場景，滿足不同角色需求。智慧會議管理系統可智能覆蓋會議管理全流程，同時還可以適配各種軟硬件，適配不同的設備和不同的操作系統，打造軟硬一體化的智慧會議綜合管理平臺。
 
　　會前
 
　　傳統會前預約存在的問題：傳統會議預約需要專職人員負責統計會議室的預約情況，會議室使用狀況不透明，人員預約流程復雜，管理情況混亂，預約出錯率高。參會人員的傳達性也更為落后，存在消息傳達不及時、信息誤差的情況，對于大型企事業單位來說混亂的會議室管理方式是非常不便的，人員、資源利用不合理，造成浪費情況。
 
　　itc智慧會議管理平臺無需專人操作，開通權限即可通過手機終端進行會議預約操作。可以預設多種會議類型：即時會議、常規會議、視頻會議、錄播會議、綜合會議、無紙化會議等方便人員根據會議需求快速選擇，同時支持自定義會議模板；提供快捷會議室搜索窗口、支持會議室狀態概覽、支持常用會議室快捷查看，快速找到閑余會議室進行預約操作。
 

 
　　可自動在系統導入與會人信息，預約成功自動向與會人員發出會議相關消息通知：手機短信、app消息、郵件等多種通知方式選擇。并快速同步到相關會議室門口屏進行顯示會議室預約狀態，終端操作，線下同步顯示，更加清晰明了，還可通過門口屏快速預定臨時會議。
 

 
　　會中
 
　　傳統會中存在問題：傳統會議模式人員進入會議過程的準備時間長，沒有考慮會中設備設施使用的聯動性，相關設備需要參會人員提前進入開啟，費時費力。議題進程以及資料整理缺乏記錄和條理輔助，對于緊急突發事情的應變能力差，在會議過程中存在人員誤入干擾的情況出現，容易導致會議的延時，降低會議召開效率。
 
　　通過itc智慧會議管理平臺系統與物聯相結合，可實時遠程操控設備，實現預約會議室設備到點自動開啟，節省設備開啟時間，快速進入會議狀態；門口屏采用多種簽到方式，屏上內嵌人臉識別攝像頭可進行刷臉簽到，還可實現指紋、密碼、掃碼等簽到方式；同時進入會議過程中時門口屏自動顯示會議室使用中狀態提示界面，避免無關人員誤入，還可通過對接門禁系統控制參會人或白名單人員進出會議室。會中通過環境監測設備獲得的數據可助力后臺會議情景模式一鍵切換，輕松控制會議室內燈光、窗簾、空調等的開啟關閉，讓會議室自動調整到最佳狀態，形成智能空間管理，保證舒適的會議召開過程。
 

 
　　還可聯動遠程視頻會議、無紙化、錄播等設備，無需單獨控制，一個pad端輕松搞定會中設備開啟和聯動，實現自動錄制、自動會議紀要、指定輔流接入、會議簽到、投票表決、議程提醒、互動白板等操作；同時通過桌面軟件聯動可實現會議茶水、辦公用品等服務，輕松解決會議小困擾。
 
 
　　會后
 
　　傳統會后存在的問題：傳統會后各類會議文件的整理和會議內容紀要是會議人員最頭疼的問題，重要會議文件需要進行銷毀，存在機要泄露的風險，會議內容需要專人進行提要，存在重要信息遺漏的情況，人工操作，耗時耗力，處理非常復雜，效率和安全性確不能保證。
 
　　itc智慧會議管理平臺會后自動收集整理會議文件、生成會議紀要，保存到后臺系統，聯動無紙化會議系統控制桌面會議文件自動清除，相關人員可通過后臺查看或拷取會議內容，信息安全保密。
 
　　會議數據分析大屏提供智能報表分析，對會議室使用率、會議室使用狀況、預約會議時長等數據生成實時會議數據看板，讓會議室的一切信息盡在掌控之中，提升效率，避免資源浪費。
 

 
　　系統平臺結合物聯網搭建3D可視化場景，打通空間之間的信息橋梁，使用數字孿生技術，輕松查看設備健康狀態及會議室環境質量。運維系統支持設備巡檢、自動聯檢、自動告警，支持自動\手動生成維修工單，按類型、按會議室指派特定人員處理，為會議室設備健康全方位護航。
 

 
　　新型智能會議管理平臺要順應智能建筑的風口，充分聯動和利用建筑智能化的特色，多方面、多維度進行設備聯動和人性化需求設計。打造集軟硬件設備于一體，多種智能設備協同運作的綜合可視化管理平臺，為會議的發起、召開、維護做全方位的保駕護航，才是貼合當代人們對會議應用需求的專業方案。
關鍵詞 智慧會議智能辦公
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