促進新型儀表大電流發生器裝置備案
閱讀:968發布時間:2012-2-25
促進新型儀表大電流發生器裝置備案
購買驗收階段設備的購買、驗收是設備大電流發生器檔案產生的主要階段,該階段的檔案直接反映設備購買實施的情況,是日后設備運行、開發的參考指導工具,也可以認為它是設備價值的一部分。在招投標文件及訂購合同中明確了雙方的法律責任,所以該階段檔案有很強的憑證和參考作用,特別在與生產廠家發生糾紛和日后升級改造時顯得尤其重要。這些大電流發生器資料檔案的完整收集,同樣會促進采購單位對采購及合同執行情況負責。
設備檔案在這一階段所收集的主要檔案包括:(1)招標、投標、評標、中標文件;(2)訂購合同;(3)驗收報告;(4)安裝調試記錄,雙方簽字移交文件,保修單,裝箱單;(5)隨機配備全套文件資料(包括軟盤、光盤等非紙質資料);(6)索賠來往函件及結果處理記錄。
維護、改造、使用階段長期以來,該大電流發生器階段的檔案容易被忽視,收集完整率較低,而恰恰這部分檔案對儀器的日后潛力開發、升級改造有著很重要的參考依據作用。客觀上該階段與前兩個階段相比時間跨度長,幾年或者幾十年,隨著人員的變更,時間的推移,機構更迭,使得檔案后續收集歸檔不完整;主觀上檔案館工作人員也常常以為設備儀器開始正常使用,設備檔案的收集工作就結束了,而專業技術人員對收集技術檔案的范圍、職責不是很明確,主觀疏忽影響了檔案歸檔的完整率。該大電流發生器階段的檔案歸檔工作關鍵在于制度完備,責任到人。
該階段的檔案有:(1)使用、檢修記錄,包括有效機時記錄及年度效益評價;(2)維修報告,包括故障發生時間、原因、維修方案、維修單位、維修經費等詳細記錄;(3)維修記錄,包括維修單位出具的更換零配件品牌、型號清單,管道線路等改造情況;重大事故調查分析及處理意見;(4)技術改造升級、開發過程形成的文件,包括大電流發生器儀器開發的預期效益、預算經費、可行性論證及驗收簽字等。